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Métiers & Outils

De nombreuses expertises et métiers nécessaires à la réalisation de ses missions qui s’appuient sur des outils performants. La société s’est également dotée d’outils de pointe pour effectuer son travail quotidien.

Les métiers opérationnels

La gestion de chaque actif est assurée par une équipe pluridisciplinaire au service de la satisfaction de ses clients.

  • Gestionnaire Immobilier

    Au quotidien, nos property managers sont les interlocuteurs principaux des locataires et des propriétaires et/ou des asset managers. Intervenants de proximité, ils les accompagnent dans leurs projets, s’assurent du suivi administratif lié aux obligations légales et veillent au respect des engagements pour garantir une gestion optimale des actifs : suivi des baux commerciaux, de la facturation et des prestataires, établissement du budget et maîtrise des charges. Ils coordonnent les opérations comptables et techniques du patrimoine qu’ils ont en gestion. Leur intervention est au carrefour de l’ensemble des acteurs internes ou externes et au cœur des missions de Sefal Property.

  • Gestionnaire technique

    Nos gestionnaires techniques pérennisent et valorisent les actifs et leurs équipements en pilotant les prestataires qui en assurent la maintenance. Ils prennent également part à l’établissement du plan pluriannuel de travaux en veillant à y intégrer les budgets d’entretien, d’amélioration ou de renouvellement des équipements. Leur objectif premier est d’assurer le confort et la sécurité des occupants ainsi que le respect des normes en vigueur. Cela implique une forte présence sur le terrain, et l’instauration d’un climat de confiance avec ses prestataires tout comme avec ses locataires.

  • Comptable mandant

    Nos comptables mandants assurent la communication des reportings financiers mensuels et trimestriels dans le cadre des mandats de gestion et veillent au respect des délais et des échéances du calendrier fiscal pour la déclaration et le paiement des taxes bureaux, les taxes foncières ou les revenus fonciers. Les comptables mandants sont les garants de la qualité, de l’exactitude et de la fiabilité des données comptables et financières adressées à nos clients et contribuent à l’optimisation des process pour répondre aux exigences de nos mandants.

  • Chargé d’opérations de travaux

    Le rôle de nos chargés d’opérations est de monter des plans de travaux sur 10 ans pour valoriser et pérenniser les immeubles. Ils sont les garants de la sécurité des chantiers et veillent au respect des délais et des coûts. Dans ce cadre, ils suivent chaque étape des plans pluriannuels et mènent toutes les actions utiles à leur concrétisation, assistés par l’ensemble des intervenants nécessaires à la bonne réalisation des opérations. Ils réalisent également des audits techniques de pré-acquisition pour le compte de propriétaires investisseurs. L’ensemble des opérations dont ils ont la charge sont présentées sous forme de reportings réguliers auprès des mandants.

  • Comptable Auxiliaire

    Nos comptables auxiliaires gèrent les opérations de comptabilité courante et les principaux flux financiers qui s’articulent autour des encaissements des loyers, charges, taxes et accessoires et du traitement des factures de nos fournisseurs.

Les métiers supports

Des experts en appui des métiers opérationnels.

  • Responsable Projets SI

    Notre responsable projets SI est le garant du fonctionnement et de l’évolutivité de notre parc d’outils informatiques. Il permet aux équipes opérationnelles d’exercer leur activité sur des outils fonctionnels et à jour des nouveaux usages et besoins. Il intervient également directement auprès des équipes pour soutenir l’organisation et les process et proposer régulièrement des évolutions ou de nouveaux outils.

  • Juriste assurance

    Son rôle consiste à piloter les garanties constructeurs sur les immeubles neufs ou récents, de prendre en charge la gestion administrative et juridique des sinistres. Il assure également une veille juridique et apporte son expertise et ses préconisations en accompagnant les services internes ou externes sur l’ensemble du volet assurantiel.

  • Responsable hygiène-sécurité-environnement

    Il a la charge notamment de la centralisation et de la mise en place des plans de préventions, du suivi des contrôles règlementaires, du suivi de la gestion de l’amiante et du plomb, du suivi des obligations liées aux ERP, IGH et des ICPE. Il est le garant de la conformité règlementaire et participe à l’amélioration des procédures et des contrats de prestations. Il propose, met en place et optimise les outils nécessaires à son activité et gère le reporting HSE. Le Responsable HSE est le référent privilégié des équipes et intervient en support.

  • Responsable Développement Durable

    Grâce à lui, Sefal Property peut proposer assistance et conseil pour le suivi de l’énergie. Il apporte son expertise pour la négociation des contrats de fourniture d’énergies (électricité, gaz, chaud et froid urbain). Le Responsable de l’Efficacité Energétique orchestre, suit et obtient les différentes certifications et labélisations environnementales. Il apporte une expertise précise aux équipes techniques et les assiste dans le choix des nouveaux matériels à l’occasion de leurs opérations de rénovation. Enfin, il optimise les contrats de maintenance en y incorporant notamment des contrats de performance énergétique (CPE).

Les outils

Pour assurer à ses clients un service de qualité, Sefal Property se dote d’outils performants et adaptables aux besoins des clients. Depuis deux ans, Sefal Property met l’accent sur l’innovation et la digitalisation de ses outils pour permettre aux équipes d’y accéder peu importe où ils se trouvent (au bureau, en télétravail, sur les actifs). Une importance toute particulière est également portée à la digitalisation de nos process (signature électronique, dématérialisation des envois postaux, souscription d’assurances DO) afin d’améliorer la réactivité et l’efficacité de nos équipes au quotidien et sécuriser les échanges.

  • Outil de signature électronique

    Sefal Property s’est doté d’un outil de signature électronique en choisissant l’outil Docusign. Il garantit des circuits de signature sécurisés, fiables et rapides et une plus grande réactivité pour des délais de signature réduits.

  • Outil de visite de nos actifs

    La digitalisation de nos visites (Technique, Prestataires, HSE, …) est réalisée grâce à l’outil Immopad accessible par nos équipes en mobilité sur leurs tablettes. Elle permet l’identification de tous les points essentiels à la visite et l’édition d’un rapport formalisé et diffusable immédiatement.

  • Un progiciel de gestion n°1 sur le marché

    Nous utilisons Altaix sur l’ensemble du périmètre de nos missions : gestion locative, comptable et technique.

  • Plateforme de pilotage de la maintenance

    Sefal Property pilote la maintenance des immeubles et de leurs équipements, contrôle le respect des obligations des fournisseurs et suit les réclamation des locataires grâce à cette GMAO propriétaire. Elle nous permet également d’automatiser des comptes-rendus de visite et des rapports d’audits techniques.

  • Outil de reporting

    Des reportings sur mesure, adaptés aux attentes et aux spécificités des mandats sont édités grâce à un logiciel expert.

  • Plateforme de suivi des sinistres

    Une plateforme de suivi et de gestion des sinistres en ligne grâce à laquelle les déclarations sont uniformisées et accompagnées de tous les documents afférents au sinistre.

  • Dématérialisation du traitement des factures fournisseurs

    Grâce à cet outil nous avons automatisé, sécurisé et dématérialisé les workflows de validation et de comptabilisation des factures fournisseurs.